Agenda
Prise de rendez-vous
Consulter les disponibilités réelles, poser, déplacer, annuler. La durée dépend de la prestation demandée, pas d'un créneau fixe.
Le trajet d'un appel
De la sonnerie
à l'événement
dans votre agenda.
Voici ce qui se passe entre la sonnerie et le compte rendu. La durée dépend de la demande et de vos règles de traitement.
< 1 savant décrochage
24/7y compris fériés
3 minpour une prise de messages simple
Assist6 EN COURS
06 12 44 08 91
RDV confirmé
02 40 55 12 07
Appel qualifié
07 81 20 66 34
SMS envoyé
06 74 39 15 82
Message pris
02 51 88 04 19
Transféré
07 66 12 90 47
RDV déplacé
Assist
6 appels simultanés
6 appels simultanés
06 12 44 08 91RDV confirmé
02 40 55 12 07Appel qualifié
07 81 20 66 34SMS envoyé
06 74 39 15 82Message pris
02 51 88 04 19Transféré
07 66 12 90 47RDV déplacé
Plusieurs appels peuvent être traités en parallèle, selon la capacité de votre ligne.
Disponibilité
Vos appels sont traités selon les règles que vous avez choisies.
Rapide
Assist décroche dès que le renvoi ou le numéro dédié lui transmet l'appel. Le délai exact dépend aussi de votre opérateur téléphonique.
Décrochage automatisé
Délai variable selon l'opérateur
↗
Appels simultanés
Trois personnes appellent en même temps : trois conversations. Aucune n'entend de musique d'attente.
11
Jours fériés couverts
Calculés, pas saisis à la main — la date de Pâques change chaque année.
0
Appel mis en attente
Il n'existe pas de file d'attente dans le produit. Il n'y a donc rien à attendre.
Et quand il ne sait pas ?
Voir les garde-fous
Vous définissez ce qu'il peut répondre. Hors de ce périmètre, il transfère l'appel ou prend un message au lieu de donner une réponse incertaine.
Sept capacités
Ce qu'il a le droit de faire — et ce que vous lui interdisez.
Chaque capacité s'active indépendamment. Vous démarrez avec deux, vous en ajoutez quand vous avez confiance.
Contacts
Reconnaissance de l'appelant
Le numéro entrant est rapproché de votre fichier. Un client connu n'a pas à réépeler son nom ni à redonner son adresse.
Messages
SMS de confirmation et de rappel
Envoi après l'appel, puis rappel avant le rendez-vous selon l'horaire que vous avez choisi.
Escalade
Transfert à un humain
Vous écrivez les conditions en français. « Réclamation, litige, douleur aiguë » suffit : le transfert se fait pendant l'appel, sans rappel.
Traçabilité
Enregistrement et transcription
Chaque appel est enregistré après annonce, transcrit, étiqueté et rattaché à la fiche contact. Exportable, et supprimable à la demande.
Sortant
Campagnes de relance
Rappeler des contacts lorsque vous disposez d'une base légale, dans les plages autorisées et en respectant leur opposition.
Conformité
Liste d'opposition
« Ne me rappelez plus » suffit. L'inscription est immédiate, définitive, et cette capacité ne peut pas être désactivée.
Vos outils restent en place
Assist met à jour l’agenda que votre équipe utilise déjà.
L’agent consulte vos disponibilités et ajoute les rendez-vous dans votre outil actuel. Vous évitez la double saisie et le second planning à surveiller.
Juillet 2026
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1
2
Aujourd'hui — 3 séances restantes
15:30
Karim Belhadj
Rééducation post-op · 45 min Confirmé
Rééducation post-op · 45 min Confirmé
16:15
Léa Fontaine
Lombalgie chronique · 30 min Confirmé
Lombalgie chronique · 30 min Confirmé
17:00
Marc Ozanne
Bilan initial · 45 min Confirmé
Bilan initial · 45 min Confirmé
Semaine 31 — juillet
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28
M
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J
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31
S
1
D
2
Mardi 28 — 3 séances restantes
15:30
Karim Belhadj
Rééducation post-op · 45 min
16:15
Léa Fontaine
Lombalgie chronique · 30 min
17:00
Marc Ozanne
Bilan initial · 45 min
Des créneaux fiables, sans double planning
Assist tient compte de la durée de la prestation, du praticien concerné et, si nécessaire, des ressources disponibles. Il ne propose pas un créneau que votre équipe devra ensuite annuler.
Google Calendar
Microsoft Outlook
Mise en route
Trois étapes, avec un délai adapté à votre usage.
1
Étape 01
Décrivez votre activité
Nom, métier, adresse, horaires, prestations et durées. C'est le seul travail réel, et il ne se fait qu'une fois. Comptez vingt minutes pour un cabinet avec cinq prestations.
2
Étape 02
Choisissez ce qu'il a le droit de faire
Six capacités à activer une par une. La plupart démarrent avec « prendre un rendez-vous » et « prendre un message », et ajoutent le transfert au bout d'une semaine.
3
Étape 03
Branchez votre numéro
Renvoi conditionnel depuis votre ligne actuelle, portabilité, ou numéro dédié. Le renvoi est immédiat : vous décrochez quand vous pouvez, il prend le relais sinon.
Délai à prévoir
Comptez environ 3 minutes pour une prise de messages simple. Pour connecter un agenda, définir plusieurs prestations et tester les transferts, prévoyez plutôt 20 à 30 minutes. Une portabilité de numéro demande un délai supplémentaire auprès de l'opérateur.
Conversation illustrative
Un exemple de prise de rendez-vous,
étape par étape.
Cette conversation est une reconstitution rédigée pour montrer le parcours attendu. Elle n'est pas présentée comme un verbatim client.
Annonce d'enregistrement dès la première phrase
Durée de séance déduite de la prestation, pas d'un créneau fixe
Deux créneaux proposés, pas une liste de douze
Confirmation SMS et écriture agenda sans validation humaine
Appel entrant
+33 6 12 44 08 91 2:08
+33 6 12 44 08 91 2:08
Cabinet Delaunay, bonjour. Cet appel est enregistré et je suis un assistant automatique. Que puis-je faire pour vous ?
Bonjour, mon médecin m'a prescrit dix séances pour l'épaule. Je voudrais commencer cette semaine si c'est possible.
Bien sûr. Pour une première séance après prescription, il faut compter quarante-cinq minutes. J'ai jeudi 30 juillet à 9 h 15, ou vendredi 31 à 14 h. Laquelle vous arrange ?
Jeudi 9 h 15, c'est parfait.
C'est noté, madame Marchand. Pensez à apporter l'ordonnance et votre carte Vitale. Vous recevez la confirmation par SMS dans un instant.
RDV posé · Ajouté à Google Calendar · SMS de confirmation envoyé
+33 6 12 44 08 91
Assistant en ligne · 2:08
Sous-titre en direct
« J'ai jeudi 30 juillet à 9 h 15, ou vendredi 31 à 14 h. Laquelle vous arrange ? »
Agenda consulté
Créneau retenu
SMS en attente
RDV posé · 45 min · jeudi 9 h 15
Il n'attend pas seulement qu'on l'appelle
L'autre moitié du produit : rappeler ceux qui ne reviennent plus.
Un client qui n'est pas revenu depuis quatorze mois n'est pas perdu — il est simplement passé à autre chose. Le rappeler coûte une minute d'appel ; le remplacer coûte une acquisition entière.
Avant de lancer une campagne
- Documenter la base légale de chaque contact
- Conserver la preuve du consentement ou de l'exception invoquée
- Appliquer les retraits, oppositions, jours et plages autorisés
- Tester le message et la sortie vers un humain
Aucune campagne ne doit partir sur la seule base d'un fichier importé.
Le cycle de votre métier devient le seuil de relance.
Une révision annuelle, une coupe toutes les six semaines, un contrôle semestriel : vous indiquez le cycle, Assist en déduit le segment. Un délai de grâce de quinze jours évite d'appeler le jour même de l'échéance — ce qui donnerait l'impression désagréable d'un automate qui guette.
Avant toute campagne sortante
À compter du 11 août 2026, la prospection téléphonique vers un consommateur exige en principe son consentement préalable, sauf exception liée à un contrat en cours. En B2B, la CNIL admet l'intérêt légitime lorsque la sollicitation concerne la profession, avec information et opposition simple. Les plages horaires et les listes d'opposition restent des obligations complémentaires. Vérifiez votre base légale et conservez-en la preuve avant d'importer une liste.
Le lundi matin
Une synthèse par semaine, pas un tableau de bord de plus à consulter.
Volume, rendez-vous posés, motifs les plus fréquents, appels transférés et l'enregistrement le plus long de la semaine. Cinq minutes de lecture, envoyées par e-mail — parce qu'un tableau de bord qu'il faut penser à ouvrir n'est jamais ouvert.
Le compte rendu hebdomadaire contient
- Le volume d'appels traités
- Les rendez-vous, messages et transferts
- Les motifs les plus fréquents
- Les éléments qui nécessitent votre décision
Le rapport présente vos données réelles ; aucun exemple chiffré n'est utilisé comme preuve.
Questions de fond
Ce qu'on nous demande une fois la démonstration passée.
Que faut-il vérifier avant de lui confier des appels ?
Testez vos principaux motifs d'appel, les horaires, les durées de rendez-vous et les cas de transfert. Vérifiez aussi le comportement quand l'information demandée n'est pas renseignée. Vous pouvez corriger les règles avant d'activer le renvoi sur votre ligne.
Peut-on lui faire dire exactement ce qu'on veut ?
Vous écrivez le message d'accueil au mot près, le ton, le niveau de formalité et les informations qu'il connaît sur votre activité. Vous n'écrivez pas les réponses une par une : ce serait un serveur vocal, et ça échoue dès que l'appelant formule sa demande autrement que prévu.
Que voit l'appelant sur son téléphone ?
Votre numéro, ou le numéro dédié que vous avez choisi. Rien n'indique « appel automatique » côté écran — en revanche l'agent l'annonce à l'oral dès la première phrase, ce que la loi impose et que nous n'avons pas envie de contourner.
Comment se passe la bascule si je décide d'arrêter ?
Vous retirez le renvoi d'appel : votre ligne redevient exactement ce qu'elle était. Si vous aviez porté votre numéro chez nous, la portabilité sortante est gratuite et prend une dizaine de jours ouvrés. Vos enregistrements et transcriptions sont exportables avant clôture, et supprimés trente jours après.
Combien de temps avant que ça fonctionne bien ?
Une prise de messages simple se configure en quelques minutes. Comptez 20 à 30 minutes pour connecter un agenda, décrire plusieurs prestations et tester les cas de transfert. Les ajustements suivants dépendent de la variété de vos appels : contrôlez les premiers échanges avant d'élargir le périmètre.
Est-ce que je peux écouter les appels ?
Tous, avec la transcription synchronisée. C'est d'ailleurs la première chose que font les nouveaux clients pendant trois jours, puis ils arrêtent. Vos salariés doivent en être informés : c'est une obligation d'information, détaillée dans notre politique de confidentialité.
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