Un accueil téléphonique adapté
aux besoins des cabinet paramédical.
Assist répond, prend les messages et peut proposer des rendez-vous selon vos règles. Les situations ci-dessous sont des exemples à adapter à votre organisation, pas des résultats garantis pour votre secteur.
7 jours d'essai · sans carte bancaire · configuration et tests avant mise en service
Ce qu'il fait à votre place, entre deux patients.
Il ne remplace pas votre secrétaire si vous en avez une. Il remplace le répondeur, les appels manqués de 8 h 40 et les rappels du soir.
- Pose la séance à la bonne durée — 45 minutes pour un bilan initial, 30 pour un suivi, selon ce que vous avez déclaré.
- Reconnaît un patient déjà suivi par son numéro : il n'a pas à réépeler son nom ni à redonner son motif.
- Demande si la prescription est en main et rappelle d'apporter l'ordonnance et la carte Vitale.
- Envoie le SMS de confirmation immédiatement, puis un rappel la veille à 18 h.
- Trie l'urgence selon vos règles : une douleur aiguë post-opératoire n'attend pas comme un renouvellement de suivi.
- Transfère quand c'est nécessaire — vous décrivez les conditions en français, il bascule l'appel en cours.
- Gère les décalages et les annulations, et libère le créneau dans votre agenda sans que vous touchiez à rien.
- Rappelle les patients en fin de prescription pour proposer le bilan, dans les créneaux horaires autorisés.
Exemples de conversations à adapter à votre activité.
Ces dialogues sont des reconstitutions illustratives rédigées pour expliquer le fonctionnement. Ils ne sont ni des verbatims clients ni des preuves de performance.
« Bonjour, mon médecin m'a prescrit dix séances de kiné pour l'épaule. Je peux commencer cette semaine ? »
Bien sûr. Pour une première séance après prescription, il faut compter quarante-cinq minutes — c'est le bilan initial. J'ai jeudi 30 juillet à 9 h 15, ou vendredi 31 à 14 h. Laquelle vous arrange ?
« Jeudi 9 h 15, très bien. »
C'est noté. Pensez à apporter l'ordonnance et votre carte Vitale, et prévoyez une tenue qui laisse l'épaule accessible. Vous recevez la confirmation par SMS dans un instant.
« J'ai été opéré du genou il y a quinze jours, j'ai une douleur qui n'était pas là hier et le genou est chaud. Je fais quoi ? »
Je ne suis pas en mesure d'évaluer ça, et ce n'est pas une question à traiter au téléphone avec un assistant. Je vous passe le praticien tout de suite — ne raccrochez pas.
« Bonjour, c'est madame Ferreira, j'ai séance demain à 11 h mais je ne pourrai pas. »
Bonjour madame Ferreira. Je vois votre séance de suivi de demain, 11 h, trente minutes. Je vous propose vendredi même heure, ou lundi 10 h 30 — sachant qu'il vous reste quatre séances sur les dix prescrites.
« Vendredi, parfait. Merci. »
Combien vous coûtent vos appels manqués ?
Les curseurs démarrent avec des hypothèses illustratives, pas avec une moyenne sectorielle certifiée. Ajustez-les : le résultat se recalcule en direct, sans qu'on vous demande votre adresse e-mail.
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Sans carte bancaire · estimation sans engagement
Méthode de calcul —
L’estimation utilise 22 jours ouvrés par mois et une hypothèse illustrative selon laquelle 70 % des appelants ne rappellent pas. Ce taux n'est pas une moyenne certifiée : il sert uniquement à construire un ordre de grandeur. Le nombre de rendez-vous potentiels est calculé ainsi : appels manqués × 22 × 0,70 × taux de
transformation. Le prix tient compte du forfait proposé et d’un éventuel
dépassement de minutes. Cette simulation est indicative et ne constitue pas une
garantie de résultat.
Ce que les praticiens nous demandent.
L'agent peut-il donner un avis sur un symptôme ?
Non, et c'est verrouillé dans le service. Il n'a aucune capacité de conseil ou d'orientation clinique : il pose des rendez-vous, prend des messages et transfère. Si un appelant décrit un symptôme, l'agent applique les règles de traitement que vous avez écrit — par exemple « toute douleur post-opératoire, tout signe inflammatoire, tout déficit sensitif → transfert immédiat » — sans jamais qualifier lui-même la situation.
Comment gère-t-il la différence entre bilan initial et séance de suivi ?
Vous déclarez vos prestations avec leur durée réelle : bilan initial 45 min, séance de suivi 30 min, rééducation post-opératoire 45 min. L'agent pose la question qui permet de choisir — « est-ce votre première séance chez nous pour ce motif ? » — puis réserve le créneau correspondant. Il ne propose jamais un créneau de 30 minutes pour un bilan.
Et le secret professionnel, dans tout ça ?
Les enregistrements et transcriptions vous appartiennent, sont hébergés en Europe et ne servent jamais à entraîner un modèle — c'est écrit dans notre accord de sous-traitance et dans chacun de nos contrats de sous-traitance.
Vous restez responsable de traitement : c'est à vous d'informer vos patients, ce que l'annonce d'enregistrement en début d'appel fait déjà pour la partie téléphonique. Vous pouvez ramener la durée de conservation des enregistrements à sept jours, ou désactiver complètement l'enregistrement en gardant la transcription.
Peut-il gérer plusieurs praticiens avec des agendas différents ?
Oui, à partir du plan Pro pour trois agents, et du plan Scale pour plusieurs agendas distincts avec leurs propres règles de disponibilité. Le cas typique du cabinet pluridisciplinaire — deux kinés, un ostéo, une psychologue — fonctionne : l'agent oriente selon la prestation demandée et réserve dans le bon agenda.
Les patients âgés acceptent-ils de parler à une machine ?
L'acceptation varie selon la clientèle et la manière d'annoncer clairement le caractère automatisé de l'accueil. Testez le service sur vos appels et proposez toujours un transfert ou une prise de message si la personne ne souhaite pas poursuivre.
Que se passe-t-il pendant mes congés ?
Vous fermez vos disponibilités dans l'agenda : l'agent cesse immédiatement de proposer des créneaux sur la période, annonce la date de reprise et propose un rendez-vous après. Vous pouvez aussi le passer en mode « prise de message uniquement » pendant deux semaines, sans résilier ni changer de plan.
À compter du 11 août 2026, la prospection téléphonique vers un consommateur exige en principe son consentement préalable, sauf exception liée à un contrat en cours. En B2B, la CNIL admet l'intérêt légitime lorsque la sollicitation concerne la profession de la personne appelée, avec information et opposition simple. Les plages horaires et les listes d'opposition restent des obligations complémentaires : elles ne remplacent pas la base légale. Consultez le décret n° 2026-662 et la fiche CNIL mise à jour.
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Sept jours pour voir combien il y en a, et combien reviennent avec un rendez-vous.
Prise de messages simple en environ 3 minutes · agenda et règles avancées en 20 à 30 minutes · sans carte bancaire