Un accueil téléphonique adapté
aux besoins des notaire.
Assist répond, prend les messages et peut proposer des rendez-vous selon vos règles. Les situations ci-dessous sont des exemples à adapter à votre organisation, pas des résultats garantis pour votre secteur.
7 jours d'essai · sans carte bancaire · configuration et tests avant mise en service
Il oriente, il planifie, il réclame les pièces. Il ne dit pas le droit.
La contrainte déontologique est la même que pour un cabinet d'avocat, et la réponse technique est identique : aucune capacité de conseil n'est exposée à l'agent.
- Identifie le type de dossier — vente, succession, donation, contrat de mariage, société — et oriente vers le bon clerc.
- Reconnaît un client d'un dossier en cours par son numéro et note l'objet de l'appel.
- Prend les demandes de rendez-vous à la durée que vous avez fixée par type d'acte.
- Envoie la liste des pièces correspondant au dossier, par SMS ou par courriel.
- Refuse toute information juridique et le dit franchement, plutôt que de tenter une réponse approximative.
- Prend les messages pour les clercs avec le numéro de dossier, ce qui évite l'aller-retour de recherche.
- Relance les clients dont il manque des pièces, dans les plages autorisées, lorsque l'appel est juridiquement permis.
- Répond aux questions pratiques — horaires, adresse, parking, modalités de signature électronique.
Exemples de conversations à adapter à votre activité.
Ces dialogues sont des reconstitutions illustratives rédigées pour expliquer le fonctionnement. Ils ne sont ni des verbatims clients ni des preuves de performance.
« Bonjour, c'est monsieur Béranger, je voudrais savoir où en est la vente de la maison de Chantenay. »
Bonjour monsieur Béranger. Je vois votre dossier de vente, suivi par maître Guérin avec Sophie Aubert au secrétariat. Je ne peux pas vous donner l'état d'avancement moi-même, mais je transmets votre demande à Sophie qui vous rappelle avant midi. Y a-t-il un point particulier à lui signaler ?
« Oui, la banque a envoyé l'offre de prêt hier, je voulais savoir si vous l'aviez reçue. »
C'est noté et transmis. Sophie vous rappelle avant midi au numéro depuis lequel vous appelez.
« Bonjour, mon père est décédé le mois dernier et il faut qu'on règle la succession. Je ne sais pas par où commencer. »
Toutes mes condoléances. L'étude traite les successions ; le premier rendez-vous permet de faire le point et de vous indiquer la marche à suivre. Il dure une heure. Je peux vous proposer mardi 11 août à 10 h, ou jeudi 13 à 15 h.
« Jeudi 13, plutôt. »
C'est noté. Je vous envoie par SMS la liste des pièces à réunir — acte de décès, livret de famille, titres de propriété, relevés bancaires, et le testament s'il en existe un. Si vous n'avez pas tout, venez quand même : le rendez-vous sert aussi à faire l'inventaire de ce qui manque.
Le temps que vous récupérez.
Les curseurs démarrent avec des hypothèses illustratives, pas avec une moyenne sectorielle certifiée. Ajustez-les : le résultat se recalcule en direct, sans qu'on vous demande votre adresse e-mail.
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Sans carte bancaire · estimation sans engagement
Méthode de calcul —
L’estimation utilise 22 jours ouvrés par mois et une hypothèse illustrative selon laquelle 70 % des appelants ne rappellent pas. Ce taux n'est pas une moyenne certifiée : il sert uniquement à construire un ordre de grandeur. Le nombre de rendez-vous potentiels est calculé ainsi : appels manqués × 22 × 0,70 × taux de
transformation. Le prix tient compte du forfait proposé et d’un éventuel
dépassement de minutes. Cette simulation est indicative et ne constitue pas une
garantie de résultat.
Ce que les notaires nous demandent.
Peut-il donner l'état d'avancement d'un dossier ?
Pas par défaut, et c'est volontaire : un état d'avancement erroné sur un acte en cours crée plus de problèmes qu'il n'en résout. L'agent reconnaît le dossier, note la question précise et la transmet au bon collaborateur — ce qui divise déjà par deux le temps consacré à l'appel.
À partir du plan Scale, l'API permet de lui exposer un statut simple — « pièces en attente », « acte en préparation », « signature planifiée » — si votre logiciel métier le fournit.
Comment gère-t-il la confidentialité des dossiers ?
Comme pour tout client soumis au secret professionnel : hébergement en France, interdiction contractuelle d'entraînement, conservation réglable jusqu'à sept jours, transcription seule possible sans enregistrement audio. Le cadre est celui de l'article 28 du RGPD, formalisé dans notre accord de sous-traitance.
Il n'accède à aucune pièce de dossier : il connaît un nom, un numéro de dossier et le collaborateur référent. Rien d'autre.
Peut-il indiquer le montant des frais de notaire ?
Non par défaut. Les émoluments dépendent de la nature et du montant de l'acte : une estimation approximative donnée au téléphone est une source de litige garantie. L'agent renvoie vers le simulateur officiel ou vers le rendez-vous.
Et les appels de confrères ou d'agences immobilières ?
Ils sont fréquents et souvent urgents. Vous pouvez configurer un transfert prioritaire sur les numéros connus — agences partenaires, autres études, banques — et ne faire qualifier que les appelants inconnus.
La relance des pièces manquantes, ça passe bien auprès des clients ?
Mieux qu'un courriel de plus, d'après les études qui l'utilisent : un appel court qui dit précisément quelle pièce manque et pourquoi elle bloque l'acte obtient une réponse beaucoup plus vite. Une seule tentative, dans les fenêtres légales, et jamais quelqu'un qui a un rendez-vous prévu.
À compter du 11 août 2026, la prospection téléphonique vers un consommateur exige en principe son consentement préalable, sauf exception liée à un contrat en cours. En B2B, la CNIL admet l'intérêt légitime lorsque la sollicitation concerne la profession de la personne appelée, avec information et opposition simple. Les plages horaires et les listes d'opposition restent des obligations complémentaires : elles ne remplacent pas la base légale. Consultez le décret n° 2026-662 et la fiche CNIL mise à jour.
Notaire : Assist dans votre ville
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Une heure et demie de standard
par jour, récupérée.
Sept jours pour mesurer combien d'appels de suivi votre étude absorbe.
Prise de messages simple en environ 3 minutes · agenda et règles avancées en 20 à 30 minutes · sans carte bancaire