Une pulpite à 8 h 10
ne se met pas en attente.
L'assistante est au fauteuil, en stérilisation ou en train de gérer une urgence. Le téléphone, lui, mélange les rages de dents, les contrôles annuels et les demandes de devis prothétique. Assist trie, propose le bon créneau et rappelle la veille.
7 jours d'essai · sans carte bancaire · hébergé en France
Il applique votre arbre de tri. Il n'en invente pas.
Vous écrivez la règle en français, l'agent l'applique littéralement. Il ne pose aucun diagnostic et ne qualifie jamais lui-même la gravité.
- Applique l'arbre de tri du praticien — douleur pulsatile nocturne, gonflement, traumatisme, descellement, contrôle.
- Pose le rendez-vous à la bonne durée : 20 min pour un contrôle, 45 pour un soin, 1 h pour une empreinte prothétique.
- Oriente vers le bon praticien quand le cabinet a une répartition — omnipratique, endodontie, implantologie.
- Reconnaît un patient suivi par son numéro et retrouve son historique de rendez-vous.
- Envoie le rappel de la veille, le levier le plus efficace contre les rendez-vous non honorés.
- Gère les annulations et libère le fauteuil immédiatement pour la liste d'attente.
- Prend les demandes de devis prothétique et les transmet sans annoncer de montant.
- Transfère les urgences vraies selon vos règles, y compris pendant les heures de fermeture si vous êtes de garde.
Trois appels d'un lundi matin.
Une urgence, un contrôle, une annulation. Trois traitements différents, aucun ne mobilise l'assistante.
« Bonjour, j'ai une douleur en haut à droite depuis samedi, ça m'a réveillé cette nuit et le froid ne calme plus rien. »
Une douleur qui réveille la nuit et que le froid ne soulage plus entre dans les critères d'urgence du cabinet. Je ne pose pas de diagnostic, mais je vous trouve un créneau aujourd'hui. Êtes-vous déjà patient ici ?
« Oui, je viens depuis trois ans. »
Je vous vois, madame Ollivier. Le docteur Marchal garde un créneau d'urgence à 12 h 30 et un à 18 h 15. Le plus tôt vous convient ?
« 12 h 30, oui. »
« Je voudrais prendre un rendez-vous pour un détartrage et un contrôle. »
Contrôle avec détartrage, il faut compter trente minutes. J'ai jeudi 6 août à 14 h 30, mardi 11 à 9 h, ou vendredi 14 à 16 h.
« Mardi 11 à 9 h. »
C'est noté. Vous recevez la confirmation par SMS et un rappel la veille au soir. Si vous devez annuler, un message au même numéro suffit — ça libère le créneau pour quelqu'un d'autre.
« Bonjour, j'ai rendez-vous demain à 15 h mais je dois annuler. »
Bonjour monsieur Tanguy. J'annule votre soin de demain 15 h, quarante-cinq minutes. Souhaitez-vous que je reprogramme tout de suite ? J'ai lundi 4 à 11 h ou mercredi 6 à 15 h.
« Mercredi 6, ça va. »
C'est fait. Merci d'avoir prévenu — le créneau de demain va être proposé à quelqu'un d'autre.
Vos appels manqués et vos fauteuils vides.
Les curseurs sont préréglés sur les ordres de grandeur du secteur. Ajustez-les : le résultat se recalcule en direct, sans qu'on vous demande votre adresse e-mail.
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Aucune carte bancaire · aucun e-mail demandé ici
Méthodologie —
22 jours ouvrés par mois. On retient que 70 % des appelants ne rappellent
jamais : c'est l'hypothèse basse, cohérente avec les 89 % qui ne laissent
pas de message. Le nombre de rendez-vous récupérés est donc
appels manqués × 22 × 0,70 × taux de transformation. Le coût de
l'abonnement inclut le dépassement éventuel des minutes, à 0,24 € la minute.
Ce modèle ne tient pas compte de la valeur de réachat ni du bouche-à-oreille :
il sous-estime volontairement.
Ce que les chirurgiens-dentistes nous demandent.
L'agent peut-il évaluer une urgence dentaire ?
Non. Il applique une règle que vous écrivez, ce qui est très différent. Vous décrivez en français les critères qui déclenchent un créneau d'urgence — douleur qui réveille la nuit, gonflement, traumatisme, saignement qui ne s'arrête pas — et il les reconnaît dans les mots du patient. Il ne qualifie jamais lui-même la gravité et n'emploie aucun terme diagnostique.
Comment gère-t-il le secret médical ?
Les enregistrements et transcriptions sont hébergés en France, vous appartiennent, et ne servent jamais à entraîner un modèle. Vous pouvez réduire leur conservation à sept jours, ou désactiver l'enregistrement audio en ne gardant que la transcription.
Attention à un point : Assist n'est pas un hébergeur de données de santé certifié HDS. Il est conçu pour la prise de rendez-vous, pas pour héberger un dossier patient. Les informations qu'il recueille doivent rester du niveau « motif de l'appel », et votre logiciel métier reste la source de vérité du dossier.
Peut-il annoncer le prix d'une couronne ?
Non par défaut, et nous le déconseillons fortement. Un devis prothétique dépend du matériau, du nombre d'éléments et de la prise en charge : un montant annoncé au téléphone crée une attente que le devis réel démentira. L'agent prend la demande et la transmet.
Et pendant les gardes du week-end ?
Vous pouvez configurer un comportement différent hors horaires : transfert vers le portable de garde, ou message indiquant le numéro de la permanence départementale. C'est un réglage d'horaire, pas un second abonnement.
Nous avons déjà Doctolib. Assist fait doublon ?
Non, ils captent deux populations. Doctolib capte les patients qui réservent en ligne ; Assist capte ceux qui téléphonent — et dans le dentaire, l'urgence passe presque toujours par le téléphone, parce que le patient veut être sûr d'être entendu. Les deux écrivent dans le même agenda.
Cabinet dentaire : Assist dans votre ville
Pour creuser le sujet
Le lundi matin,
le téléphone sonne douze fois.
Sept jours pour voir combien d'urgences vous ne prenez pas.
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